Zásady ochrany osobních údajů

Aplikaci VRUB (evidence skladu, majetku a servisních požadavků) provozuje Julius Joska, podnikající fyzická osoba, IČO 24409979, se sídlem Rosovice 98, 262 11 Rosovice, pod obchodní značkou ajtak.it (dále jen „provozovatel“).

Kontakt pro ochranu osobních údajů: julius.joska@ajtak.it. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován, povinnost jej jmenovat provozovateli nevzniká.

Tyto zásady se týkají hostované verze aplikace provozované provozovatelem na adresách vrub.cz (informační stránka) a app.vrub.cz (aplikace); dřívější adresa vrub.ajtak.it slouží už jen mobilní aplikaci. Pokud organizace provozuje VRUB na vlastním serveru, odpovídá za zpracování údajů v této instalaci sama a provozovatel k údajům nemá přístup.

VRUB používají firmy a jiné organizace (dále jen „organizace“) k evidenci vlastního majetku a zásob. Pro údaje, které do aplikace vkládá organizace nebo její uživatelé, je správcem tato organizace. Provozovatel je v tomto rozsahu zpracovatelem, zpracovává údaje jen podle pokynů organizace a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. S žádostmi o přístup, opravu nebo výmaz těchto údajů se proto obracejte především na organizaci, u které aplikaci používáte; provozovatel jí s jejich vyřízením pomůže.

Správcem je provozovatel u údajů potřebných k uzavření a plnění smlouvy s organizací (kontaktní osoby, fakturační údaje), k zabezpečení aplikace a k vyřizování dotazů, které mu přímo zašlete.

• Uživatelský účet: jméno, e-mail, případně telefon, role v organizaci a heslo uložené pouze jako kryptografický otisk. Při registraci firmy přes web posíláme na zadaný e-mail odkaz k jeho potvrzení; odkaz platí 24 hodin a v databázi je uložen jen jeho otisk.
• Skladová evidence: kdo skladový doklad (příjemku, výdejku, převodku, korekci), objednávku nebo inventuru vystavil, zaúčtoval či schválil a kdy.
• Evidence majetku: komu je který kus přidělen nebo zapůjčen a do kdy, předávací protokoly včetně obrázku podpisu při převzetí, historie pohybů a změn s uvedením, kdo změnu provedl.
• Závady a servisní požadavky: kdo závadu nahlásil nebo řeší, popis, komentáře a přiložené soubory (například fotografie nebo doklady). Obsah příloh určuje organizace.
• Dodavatelé: název a kontaktní údaje dodavatele, případně jméno kontaktní osoby.
• Hlášení po naskenování štítku: kdo naskenuje QR kód na evidovaném kusu, může bez účtu poslat zprávu správci majetku a nepovinně připojit svůj telefon nebo e-mail. Zpráva i kontakt se uloží jako požadavek u organizace, které kus patří.
• Technické údaje: údaje o přihlášení (platnost přihlášení a identifikace prohlížeče nebo zařízení) a IP adresa, kterou aplikace krátkodobě drží v paměti k omezení opakovaných pokusů o přihlášení a odeslání hlášení; IP adresa se do databáze neukládá.

Ukázková verze („Vyzkoušet demo“) nepožaduje žádné osobní údaje; osoby v ukázkových datech jsou smyšlené.

Mobilní aplikace používá fotoaparát jen ke skenování kódů a k pořízení fotografií příloh — fotografie se nahrají, jen když je uživatel k záznamu přiloží. NFC slouží jen ke čtení a zápisu štítku. Data v telefonu jsou pouze mezipaměť pro práci bez signálu a při odhlášení se smažou. Aplikace neobsahuje reklamu ani sledování a push notifikace zatím neposílá. Vlastní analytiku nemá; v aplikaci pro Android ale čtení kódů zajišťuje knihovna Google ML Kit, která Googlu posílá technické diagnostické údaje (informace o zařízení a aplikaci, výkon skenování) šifrovaně a bez obsahu naskenovaných kódů. Google je podle svých podmínek nesdílí s dalšími stranami. Aplikace pro iOS čte kódy vestavěnou funkcí systému a nic takového neodesílá.

• Provoz aplikace pro organizaci a jejích uživatelů — plnění smlouvy s organizací (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Právní základ pro zpracování údajů o zaměstnancích a dalších osobách v evidenci určuje organizace jako správce, typicky plnění pracovněprávních povinností nebo její oprávněný zájem na ochraně majetku.
• E-maily, které aplikace odesílá (potvrzení e-mailu při registraci, denní přehled upozornění pro správce, objednávky dodavatelům a odpovědi v servisních požadavcích) — plnění smlouvy s organizací (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Fakturace a účetnictví — plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Zabezpečení aplikace, ochrana proti zneužití a prokazování nároků — oprávněný zájem provozovatele na bezpečném a spolehlivém provozu služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Aplikace používá pouze nezbytné cookies: přihlašovací cookie (platnost 12 hodin) a cookie s naposledy vybranou organizací (platnost 1 rok). Bez nich aplikace nemůže fungovat, proto k nim není potřeba souhlas. Analytické ani reklamní cookies aplikace nepoužívá. Písma jsou hostována přímo aplikací, nenačítají se od třetích stran.

Údaje zpracovávají pouze tito příjemci:

• servery provozovatele v České republice, Hetzner Online GmbH v Německu a Hetzner Finland Oy ve Finsku (EU) — provoz aplikace, databáze, zálohy a poštovního serveru provozovatele, ze kterého aplikace odesílá e-maily;
• Sand Dune Mail Ltd (SMTP2GO, Nový Zéland) — doručení odchozích e-mailů aplikace příjemcům (adresa příjemce, odesílatel a obsah zprávy);
• Cloudflare, Inc. (USA) — síťová infrastruktura: DNS, zabezpečené připojení k aplikaci a ochrana před útoky;
• Google LLC (USA) — jen v aplikaci pro Android: technické diagnostické údaje knihovny ML Kit, která čte čárové a QR kódy (viz bod 3).

Údaje neprodáváme ani nepředáváme dalším subjektům, pokud to neukládá zákon (např. na žádost orgánu veřejné moci).

Cloudflare, Inc. a Google LLC jsou společnosti se sídlem v USA. Předání je založeno na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), jehož jsou obě účastníkem, a na standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí. Odchozí e-maily doručuje Sand Dune Mail Ltd (SMTP2GO) se sídlem na Novém Zélandu; předání je založeno na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně osobních údajů na Novém Zélandu. Jiné předání mimo EU neprobíhá.

• Údaje vložené organizací uchováváme po dobu trvání smlouvy s organizací; jednotlivé záznamy maže nebo upravuje organizace. Po skončení smlouvy organizaci předáme export dat a do 30 dnů je smažeme; ze záloh zmizí uplynutím jejich retence.
• Uživatelský účet trvá, dokud jej organizace nezruší nebo dokud ho uživatel sám nesmaže (v mobilní aplikaci Nastavení → Smazat účet, na webu na stránce Smazání účtu). Smazání je okamžité: přihlašovací údaje zaniknou a jméno, e-mail a telefon se v záznamech organizace nahradí označením „Smazaný uživatel“. Záznam o přihlášení zařízení platí nejdéle 60 dní.
• Smlouvy a účetní doklady s organizací uchováváme 10 let.
• Bezpečnostní a provozní záznamy serverů uchováváme nejdéle 12 měsíců.

Máte právo:

• na přístup ke svým osobním údajům,
• na jejich opravu nebo doplnění,
• na výmaz, pokud údaje již nejsou potřeba nebo zpracování nemá právní základ,
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů, které jste poskytli na základě smlouvy,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno (u zpracování provozovatelem se souhlas nevyužívá).

U údajů, jejichž správcem je organizace, uplatněte práva u ní. Ostatní žádosti zasílejte na julius.joska@ajtak.it; vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Jméno a e-mail jsou nutné k vytvoření uživatelského účtu; bez nich aplikaci nelze používat. Ostatní údaje jsou nepovinné nebo je určuje organizace. Kontakt při hlášení po naskenování štítku je dobrovolný.

K automatizovanému rozhodování ani profilování s právními nebo obdobně závažnými účinky nedochází.

Zásady aktualizujeme při změně aplikace, zpracovatelů nebo právních předpisů. Tato verze je účinná od 5. 10. 2026.